Suomi / English / Svenska

AVUSTUKSENSAAJAN OHJEET

Onnittelut saamastasi avustuksesta!

Tutustuthan huolellisesti alla oleviin avustuksensaajan ohjeisiin.


Sisällysluettelo


Otsikoita klikkaamalla pääsee siirtymään suoraan haluttuun kohtaan tekstissä.

Avustuksen vastaanottaminen, toimi näin:

1. Ilmoita sähköpostitse saatio@jaes.fi välittömästi myöntöpäätöksen saatuasi seuraavat asiat:

  • milloin tutkimus/hanke alkaa (päivämäärää voi muuttaa myöhemmin),
  • tutkimuksen/hankkeen nimi ja aihe suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi,
  • halutessasi 1–3 valtuutettua henkilöä, jotka voivat asioida puolestasi säätiön kanssa avustukseesi liittyvissä asioissa (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

2. Tee maksusuunnitelma ja maksupyynnöt koko tutkimuksen/hankkeen ajalle verkkopalvelussa kuukauden sisällä avustuspäätöksen vastaanottamisesta. Kirjaudu sisään verkkopalveluumme samoilla tunnuksilla, joilla teit hakemuksen. Tarvitset myös postitse toimitetussa myöntökirjeessä ilmoitetun vahvistuskoodin. Maksusuunnitelman ja maksupyyntöjen ajankohtia ja summia voi tarvittaessa muuttaa myöhemmin. Säilytä myöntökirje ja vahvistuskoodi huolellisesti.


Avustuksen maksaminen

Maksusuunnitelma ja maksupyynnöt koko tutkimuksen/hankkeen ajalle tulee tehdä verkkopalvelussa kuukauden sisällä avustuspäätöksen toimittamisesta (kts. Avustuksen vastaanottaminen). Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, joilla hakemus on tehty. Maksusuunnitelman summia ja maksupyyntöjen ajankohtia voi tarvittaessa muuttaa myöhemmin.

Avustuksen käyttö on aloitettava työsuunnitelman mukaisesti viimeistään vuoden sisällä myöntöpäätöksestä, ellei toteutusaikataulua ole muuten säätiön kanssa sovittu.

Avustuksen keston laskenta alkaa ensimmäisestä maksatuksesta. Avustuksella ei voi kattaa ennen säätiön myöntöpäätöstä syntyneitä kustannuksia. Avustus tulee käyttää hankkeen keston aikana. Jos avustuksesta jää käyttämättä varoja tutkimuksen/hankkeen päättyessä, tulee jäljelle jäänyt osuus palauttaa säätiölle (kts. Maksatuksen keskeyttäminen, avustuksen takaisinperintä ja käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen).

Maksusuunnitelma ja maksupyynnöt tehdään koko tutkimuksen/hankkeen ajalle  verkkopalvelussa kuukauden sisällä avustuspäätöksen saamisen jälkeen. Maksukuukaudeksi voi valita joko tammi-, touko- tai syyskuun. Ensimmäisestä maksuerästä tulee toimittaa maksupyyntö verkkopalvelun kautta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen maksukuukautta. Säätiö ei sitoudu avustusten maksamiseen kuukauden tiettynä päivänä, vaan avustukset maksetaan kyseisen kuukauden aikana.

Jos avustus on myönnetty alle 18 kuukaudeksi, voi avustusta pyytää maksettavaksi kertasuorituksena. Yli 18 kuukautta kestävien tutkimusten/hankkeiden maksusuunnitelman tulee lähtökohtaisesti noudattaa alkuperäistä vuosittaista rahoitussuunnitelmaa. Tutkimuksen/hankkeen edetessä maksupyynnöissä voi tarkentaa vuosikohtaisia painotuksia hankkeen tarpeiden mukaisesti.

Jos samalle tutkimukselle/hankkeelle on myönnetty jatkoavustustus, tulee edellinen avustus olla loppuraportoitu hyväksytysti ja koko myönnetty avustussumma käytetty, ennen kuin uuden avustuksen maksatuksen voi aloittaa.

HUOM! Avustus voidaan maksaa vain yhdelle organisaatiolle/tilinumerolle. Usean osapuolen yhteisellä tutkimuksella/hankkeella on oltava yksi pääavustuksensaaja, joka vastaa avustuksen käytöstä ja raportoinnista säätiölle ja avustuksen muille osapuolille. Avustus maksetaan vain pääavustuksensaajan edustamalle organisaatiolle, joka vastaa osapuolien keskinäisellä sopimuksella avustuksen jakamisesta rahoitussuunnitelman mukaisesti eteenpäin muille tutkimuksen/hankkeen osapuolille.


Väli- ja loppuraportointi

Ensimmäinen maksatus ei edellytä raportointia, koskien myös jatkoavustuksen käytön aloitusta. Seuraavat avustuserät voidaan maksaa vain, jos avustuksensaaja on toimittanut säätiölle väliraportin ja liitteenä talousselvityksen verkkopalvelun kautta määräaikaan mennessä ja säätiö on raportin hyväksynyt. Väliraportti tulee toimittaa viimeistään kuukautta ennen avustuksen maksukuukautta: jos maksukuukaudeksi on valittu esimerkiksi toukokuu, on väliraportti toimitettava maaliskuun loppuun mennessä.

Jos avustus on myönnetty alle 18 kuukaudeksi, ei tutkimuksesta/hankkeesta toimiteta väliraporttia, vaan ainoastaan loppuraportti kolmen kuukauden kuluessa tutkimuksen/hankkeen päättymisestä, ellei muuta aikataulua ole säätiön kanssa sovittu kirjallisesti sähköpostilla saatio@jaes.fi. Säätiöllä on oikeus tarvittaessa pyytää avustuksensaajalta väliselvitystä tutkimuksen/hankkeen etenemisestä, tuloksista ja tavoitteiden toteutumisesta sekä taloudellisesta tilanteesta.

Jos avustus on myönnetty yli 18 kuukaudeksi, toimitetaan tutkimuksesta/hankkeesta väliraportti vuosittain yllä mainitun aikataulun mukaisesti ja lisäksi loppuraportti kolmen kuukauden kuluessa tutkimuksen/hankkeen päätyttymisestä, ellei muuta aikataulua ole säätiön kanssa sovittu kirjallisesti sähköpostilla saatio@jaes.fi.

Verkkopalvelussa kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, joilla hakemus on tehty. Raportti voidaan lähettää vain avustuksensaajan tunnuksilla. Jos raportin tiedot täyttää joku muu työryhmän jäsen avustuksensaajan puolesta, tulee raportin yhteystietokohdassa ilmoittaa täyttäjän nimi ja yhteystiedot. Raportin toimittamisesta ja tietojen oikeellisuudesta vastaa aina avustuksensaaja.

Talousselvityksessä käytetään yhteistä laskentapohjaa tiedehankkeissa ja yhteistä laskentapohjaa kulttuurin, taiteen ja muiden alojen hankkeissa. Laskentapohja on kumulatiivinen, ja samaa pohjaa täydennetään kunkin väliraportin liitteeksi hankkeen alusta loppuun. HUOM! Uudet pohjat otetaan käyttöön syksyllä 2021. Siihen asti talousselvityksen voi toimittaa vapaamuotoisesti. 

Raportin toimittamisesta ei lähetetä avustuksensaajalle muistutusta säätiöltä, vaan avustuksensaajan tulee huolehtia raporttien toimittamisesta ajallaan. Avustuksen maksaminen keskeytyy, jos raporttia ei ole toimitettu määräaikaan mennessä.


Muutokset

Säätiön hallituksen avustuspäätös on sidottu alkuperäiseen tutkimus-/hanke- ja taloussuunnitelmaan. Avustuksensaaja on vastuussa siitä, että säätiön myöntämä avustus käytetään hakemuksessa ilmoitetulla tavalla.

Merkittävistä muutoksista on sovittava säätiön kanssa kirjallisesti etukäteen saatio@jaes.fi. Merkittäviä muutoksia ovat esimerkiksi muutokset käynnistymis-ja toteuttamisaikatauluissa, tutkimus- tai hankesuunnitelman sisällölliset muutokset, uusien rahoituksien vastaanottaminen samaan tarkoitukseen sekä rahoitussuunnitelman kuluerissä. Säätiöllä on oikeus pyytää avustuksensaajalta lisäselvityksiä.

Muutospyyntöjä ei voi esittää väliraporteissa.


Maksatuksen keskeyttäminen, avustuksen takaisinperintä ja käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen 

Jos sovittua raporttia ei ole toimitettu säätiölle määräaikaan mennessä (ks. kohta Väli- ja loppuraportointi) tai jos säätiö katsoo raportin perusteella tutkimuksen/hankkeen etenevän epätyydyttävästi, säätiö voi keskeyttää avustuksen maksamisen.

Avustuksen maksaminen voidaan keskeyttää myös, jos avustuksensaaja käyttää avustusta tutkimus- tai hankesuunnitelman, rahoitussuunitelman tai säätiön hallituksen avustuspäätöksen vastaisesti, on laiminlyönyt velvollisuutensa sopia säätiön kanssa etukäteen kirjallisesti merkittävistä muutoksista (kts. kohta Muutokset) tai jos ilmenee muita erityisen painavia syitä.

Jos rahoitusta on saatu samaan tarkoitukseen muualta, on säätiöllä oikeus peruuttaa avustus, keskeyttää avustuksen maksaminen ja/tai takaisinperiä se osa, jonka kohtuudella voi katsoa olevan päällekkäistä toisen rahoituksen kanssa. Takaisinperintä voidaan tehdä myös, jos tutkimus/hanke keskeytyy, tutkimuksen/hankkeen toteutus on tehty avustushakemuksessa esitetyn vastaisesti ilman sopimusta etukäteen kirjallisesti säätiön kanssa tai jos vaadittuja raportteja ei toimiteta.

Jos avustuksesta jää käyttämättä varoja tutkimuksen/hankkeen päättyessä,  tulee jäljelle jäänyt osuus palauttaa säätiölle: NDEAFIHH FI43 1745 3000 1318 80. Maksuosoituksen viestikenttään kirjoitetaan avustuksensaajan koko nimi sekä avustusnumero, joka löytyy verkkopalvelusta. Palautuksesta tulee myös ilmoittaa etukäteen säätiölle kirjallisesti sähköpostilla saatio@jaes.fi.   

Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi). Ohjeiden rikkominen saattaa johtaa maksatuksen keskeyttämiseen, avustuksen takaisinperimiseen tai avustuksen perumiseen.


Viestintä ja markkinointi

Säätiö julkaisee kaikki avustukset verkkosivuillaan, minkä jälkeen myöntöpäätös on julkinen ja vapaasti avustuksensaajan tiedotettavissa omille kohderyhmilleen.

Tutkimuksen/hankkeen mahdollista viestintää varten säätiö toimittaa avustuksensaajalle pyynnöstä säätiön viralliset logot. Tiedottamisesta pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse saatio@jaes.fi.


Henkilökohtaisen apurahan verotus ja sosiaaliturva

Apurahansaajan tulee itse tarvittaessa ilmoittaa verottajalle Jane ja Aatos Erkon säätiöltä saamastaan apurahasta. Säätiö ilmoittaa verottajalle vuosittain yksityishenkilöille maksamansa apurahat.

Apurahansaajat kuuluvat maatalousyrittäjäin eläkeläin (MYEL) mukaisen lakisääteisen työeläketurvan piiriin. Suomessa asuva apurahansaaja on velvollinen vakuuttamaan itsensä Maatalousyrittäjien eläkelaitoksessa, kun hänelle on myönnetty Suomessa apuraha tai avustus (www.mela.fi/apurahansaajat). Säätiö ilmoittaa Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle yksityishenkilöille maksamansa avustukset.


Muuta huomioitavaa

Avustuksensaaja on velvollinen ylläpitämään omat ja avustusta koskevien yhteyshenkilöiden yhteystiedot ajan tasalla verkkopalvelussa säätiön mahdollisia yhteydenottoja varten.

Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi).

Avustuksensaajaa koskevat, ajantasalla olevat ohjeet toimitetaan avustuksensaajalle postitse myöntökirjeen liitteenä. Säätiö pidättää itsellään oikeuden päivittää ohjeita tarvittaessa. Kulloinkin voimassa olevat ohjeet löytyvät verkkosivuilta. Säätiö ei toimita päivitettyjä ehtoja ja ohjeita avustuksensaajalle.


Tietosuoja

Lähettäessään avustushakemuksen ja raportteja Jane ja Aatos Erkon säätiölle hakijat luovuttavat säätiölle itseään ja mahdollisesti muita työryhmän jäseniä koskevia tietoja, joista muodostuu säätiölle henkilötietoja sisältävä rekisteri. Rekisterinpitäjän oikeudesta kerätä, tallettaa, käyttää sekä muutoin käsitellä henkilötietoja säädetään lailla.

Lue lisää tietosuojasta

Jane ja Aatos Erkon säätiön tietosuojaseloste