Tutustuthan huolellisesti alla oleviin avustuksensaajan ohjeisiin.
Otsikoita klikkaamalla pääsee siirtymään suoraan haluttuun kohtaan tekstissä.
1. Ilmoita sähköpostitse saatio@jaes.fi välittömästi myöntöpäätöksen saatuasi seuraavat asiat:
2. Tee maksusuunnitelma ja maksupyynnöt koko hankkeen ajalle verkkopalvelussa kuukauden sisällä avustuksen myöntöpäivästä. Kirjaudu sisään verkkopalveluumme samoilla tunnuksilla, joilla teit hakemuksen. Tarvitset myös postitse toimitetussa myöntökirjeessä ilmoitetun vahvistuskoodin. Maksupyyntöjen ajankohtia ja summia voi tarvittaessa muuttaa myöhemmin. Säilytä myöntökirje ja vahvistuskoodi huolellisesti.
Huom! Ensimmäisestä maksuerästä tulee toimittaa maksupyyntö verkkopalvelun kautta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen maksukuukautta. Maksukuukaudeksi voi valita joko tammi-, touko- tai syyskuun. Säätiö ei maksa avustuksia muina kuukausina. Avustuksen käyttö on aloitettava työsuunnitelman mukaisesti viimeistään vuoden sisällä myöntöpäätöksestä, ellei toteutusaikataulua ole muuten säätiön kanssa sovittu.
Maksusuunnitelma ja maksupyynnöt koko hankkeen ajalle tulee tehdä verkkopalvelussa kuukauden sisällä avustuksen myöntöpäivästä (kts. Avustuksen vastaanottaminen). Maksupyyntöjen ajankohtia voi tarvittaessa muuttaa myöhemmin.
Huom! Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, joilla hakemus on tehty.
Maksukuukaudeksi voi valita joko tammi-, touko- tai syyskuun. Ensimmäisestä maksuerästä tulee toimittaa maksupyyntö verkkopalvelun kautta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen maksukuukautta. Säätiö ei sitoudu avustusten maksamiseen kuukauden tiettynä päivänä, vaan avustukset maksetaan kyseisen kuukauden aikana.
Maksatusten tulee olla hankkeen kannalta etupainotteisia, ei kustannusten kattamista jälkikäteen.
Jos avustus on myönnetty enintään 18 kuukaudeksi, voi avustusta pyytää maksettavaksi kertasuorituksena. Yli 18 kuukautta kestävien hankkeiden maksusuunnitelman tulee lähtökohtaisesti noudattaa alkuperäistä vuosittaista rahoitussuunnitelmaa. Hankkeen edetessä maksupyynnöissä voi tarkentaa vuosikohtaisia painotuksia hankkeen tarpeiden mukaisesti.
Avustus maksetaan vain pääavustuksensaajan ilmoittamalle tilinumerolle. Usean osapuolen yhteisellä hankkeella on oltava yksi pääavustuksensaaja, joka vastaa avustuksen käytöstä ja raportoinnista säätiölle ja avustuksen muille osapuolille. Avustus maksetaan vain pääavustuksensaajan edustamalle organisaatiolle, joka vastaa osapuolien keskinäisellä sopimuksella avustuksen jakamisesta rahoitussuunnitelman mukaisesti eteenpäin hankkeen muille osapuolille.
Avustuksen käyttö on aloitettava työsuunnitelman mukaisesti viimeistään vuoden sisällä myöntöpäätöksestä, ellei toteutusaikataulua ole muuten säätiön kanssa sovittu.
Avustuksen keston laskenta alkaa ensimmäisestä maksatuksesta. Avustuksella ei voi kattaa ennen säätiön myöntöpäätöstä syntyneitä kustannuksia. Avustus tulee käyttää hankkeelle myönnetyn keston puitteissa, ellei tähän ole myönnetty pidennystä.
Jos avustuksesta jää käyttämättä varoja hankkeen päättyessä, tulee jäljelle jäänyt osuus palauttaa säätiölle (kts. Maksatuksen keskeyttäminen, avustuksen takaisinperintä ja käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen).
HUOM! Avustus voidaan maksaa vain yhdelle organisaatiolle/tilinumerolle. Usean osapuolen yhteisellä tutkimuksella/hankkeella on oltava yksi pääavustuksensaaja, joka vastaa avustuksen käytöstä ja raportoinnista säätiölle ja avustuksen muille osapuolille. Avustus maksetaan vain pääavustuksensaajan edustamalle organisaatiolle, joka vastaa osapuolien keskinäisellä sopimuksella avustuksen jakamisesta rahoitussuunnitelman mukaisesti eteenpäin muille tutkimuksen/hankkeen osapuolille.
Ensimmäinen maksatus ei edellytä raportointia. Seuraavat avustuserät voidaan maksaa vain, jos avustuksensaaja on toimittanut säätiölle väliraportin ja sen liitteenä rahoituksen seurantalaskelman verkkopalvelun kautta määräaikaan mennessä ja säätiö on raportin hyväksynyt. Väliraportti tulee toimittaa viimeistään kuukautta ennen avustuksen maksukuukautta: jos maksukuukaudeksi on valittu esimerkiksi toukokuu, on väliraportti toimitettava maaliskuun loppuun mennessä.
Jos avustus on myönnetty yli 18 kuukaudeksi, toimitetaan hankkeesta väliraportti vuosittain yllä mainitun aikataulun mukaisesti ja lisäksi loppuraportti kuuden (6) kuukauden kuluessa tutkimuksen/hankkeen päättymisestä, ellei muuta aikataulua ole säätiön kanssa sovittu kirjallisesti sähköpostilla saatio@jaes.fi.
Jos avustus on myönnetty enintään 18 kuukaudeksi, ei hankkeesta toimiteta väliraporttia, vaan ainoastaan loppuraportti kuuden (6) kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä, ellei muuta aikataulua ole säätiön kanssa sovittu kirjallisesti sähköpostilla saatio@jaes.fi. Säätiöllä on oikeus tarvittaessa pyytää avustuksensaajalta väliselvitystä hankkeen etenemisestä, tuloksista ja tavoitteiden toteutumisesta sekä taloudellisesta tilanteesta.
Verkkopalvelussa kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, joilla hakemus on tehty. Raportti voidaan lähettää vain avustuksensaajan tunnuksilla. Rinnakkaistunnukset eivät ole mahdollisia. Jos raportin tiedot täyttää joku muu työryhmän jäsen avustuksensaajan puolesta, tulee raportin yhteystietokohdassa ilmoittaa täyttäjän nimi ja yhteystiedot. Raportin toimittamisesta ja tietojen oikeellisuudesta vastaa aina avustuksensaaja.
Rahoituksen seurannassa käytetään:
Rahoituksen seurantalaskelmaan tulee kirjata säätiön hyväksymät maksusuunnitelmat sekä raportoitavan kauden toteutuneet kustannukset. Laskentapohja on kumulatiivinen, ja samaa pohjaa täydennetään kunkin väliraportin liitteeksi hankkeen alusta loppuun.
Raportin toimittamisesta ei lähetetä avustuksensaajalle muistutusta, vaan avustuksensaaja huolehtii raporttien toimittamisesta ajallaan. Avustuksen maksaminen keskeytyy, jos raporttia ei ole toimitettu määräaikaan mennessä. Avustuksen maksaminen jatkuu seuraavana mahdollisena maksukuukautena (tammi-, touko- tai syyskuu), kun avustuksensaaja on toimittanut väliraportin, ja säätiö on sen hyväksynyt. Säätiö on yhteydessä, jos väliraportin osalta tarvitaan lisätietoja.
Säätiön hallituksen avustuspäätös on sidottu alkuperäiseen hanke- ja rahoitussuunnitelmaan. Avustuksensaaja on vastuussa siitä, että säätiön myöntämä avustus käytetään hakemuksessa ilmoitetulla tavalla.
Merkittävistä muutoksista on sovittava säätiön kanssa kirjallisesti etukäteen saatio@jaes.fi. Merkittäviä muutoksia ovat esimerkiksi muutokset käynnistymis-ja toteuttamisaikatauluissa, hankesuunnitelman sisällölliset muutokset, uusien rahoituksien vastaanottaminen samaan tarkoitukseen sekä muutokset rahoitussuunnitelman kuluerissä. Säätiöllä on oikeus pyytää avustuksensaajalta lisäselvityksiä.
Muutospyyntöjä ei voi esittää väliraporteissa.
Jos sovittua raporttia ei ole toimitettu säätiölle määräaikaan mennessä (ks. kohta Väli- ja loppuraportointi) tai jos säätiö katsoo raportin perusteella, ettei hanke etene toivotulla tavalla, säätiö voi keskeyttää avustuksen maksamisen.
Avustuksen maksaminen voidaan keskeyttää myös, jos avustuksensaaja käyttää avustusta hankesuunnitelman, rahoitussuunnitelman tai säätiön hallituksen avustuspäätöksen vastaisesti, on laiminlyönyt velvollisuutensa sopia säätiön kanssa etukäteen kirjallisesti merkittävistä muutoksista (kts. kohta Muutokset) tai jos ilmenee muita erityisen painavia syitä.
Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi). Ohjeiden rikkominen saattaa johtaa maksatuksen keskeyttämiseen, avustuksen takaisinperimiseen tai avustuksen perumiseen.
Jos rahoitusta on saatu samaan tarkoitukseen muualta, on säätiöllä oikeus peruuttaa avustus, keskeyttää avustuksen maksaminen ja/tai takaisinperiä se osa, jonka kohtuudella voi katsoa olevan päällekkäistä toisen rahoituksen kanssa. Takaisinperintä voidaan tehdä myös, jos hanke keskeytyy, hankkeen toteutus on tehty avustushakemuksessa esitetyn vastaisesti ilman sopimusta etukäteen kirjallisesti säätiön kanssa tai jos vaadittuja raportteja ei toimiteta.
Jos avustuksesta jää käyttämättä varoja tutkimuksen/hankkeen päättyessä, tulee jäljelle jäänyt osuus palauttaa säätiölle: NDEAFIHH FI43 1745 3000 1318 80. Maksuosoituksen viestikenttään kirjoitetaan avustuksensaajan koko nimi sekä avustusnumero, joka löytyy verkkopalvelusta. Palautuksesta tulee myös ilmoittaa etukäteen säätiölle kirjallisesti sähköpostilla saatio@jaes.fi.
Säätiö julkaisee kaikki avustukset verkkosivuillaan, minkä jälkeen myöntöpäätös on julkinen ja vapaasti avustuksensaajan tiedotettavissa omille kohderyhmilleen.
Hankkeen mahdollista viestintää varten säätiö toimittaa avustuksensaajalle pyynnöstä, saatio@jaes.fi, säätiön viralliset logot.
Tiedottamisesta pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse jenni.hietala@jaes.fi.
Apurahansaajan tulee itse tarvittaessa ilmoittaa verottajalle Jane ja Aatos Erkon säätiöltä saamastaan apurahasta. Säätiö ilmoittaa verottajalle vuosittain yksityishenkilöille maksamansa apurahat.
Apurahansaajat kuuluvat maatalousyrittäjäin eläkeläin (MYEL) mukaisen lakisääteisen työeläketurvan piiriin. Suomessa asuva apurahansaaja on velvollinen vakuuttamaan itsensä Maatalousyrittäjien eläkelaitoksessa, kun hänelle on myönnetty Suomessa apuraha tai avustus (www.mela.fi/apurahansaajat). Säätiö ilmoittaa Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle yksityishenkilöille maksamansa avustukset.
Avustuksensaaja on velvollinen ylläpitämään omat ja avustusta koskevien yhteyshenkilöiden yhteystiedot ajan tasalla verkkopalvelussa säätiön mahdollisia yhteydenottoja varten.
Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi).
Avustuksensaajaa koskevat, ajan tasalla olevat ohjeet toimitetaan avustuksensaajalle postitse myöntökirjeen liitteenä. Säätiö pidättää itsellään oikeuden päivittää ohjeita tarvittaessa. Kulloinkin voimassa olevat ohjeet löytyvät verkkosivuilta. Säätiö ei toimita päivitettyjä ehtoja ja ohjeita avustuksensaajalle.
Lähettäessään avustushakemuksen ja raportteja Jane ja Aatos Erkon säätiölle hakijat luovuttavat säätiölle itseään ja mahdollisesti muita työryhmän jäseniä koskevia tietoja, joista muodostuu säätiölle henkilötietoja sisältävä rekisteri. Rekisterinpitäjän oikeudesta kerätä, tallettaa, käyttää sekä muutoin käsitellä henkilötietoja säädetään lailla.
Jane ja Aatos Erkon säätiön tietosuojaseloste
