Etusivu » Hakijalle » Ohjeet ja verkkopalvelu

Yleiset hakuohjeet

Tutustuthan huolellisesti tämän sivun ohjeisiin ennen hakemuksen täyttämistä.


1. Säätiön linjauksia avustuksille

Jane ja Aatos Erkon säätiö myöntää avustuksia kansainvälisesti merkittävälle ja tieteelliseen läpimurtoon pyrkivälle tutkimukselle sekä taiteelle ja kulttuurille, jolla on edellytykset täyttää vaativat kansainväliset kriteerit. Säätiö myöntää avustuksia valikoidusti myös muun muassa korkeakouluopetukseen, liikuntaan ja kolmannen sektorin toimintaan liittyville hankkeille.

Hakemuksen arvioinnissa kiinnitetään erityistä huomiota työryhmän ammattitaitoon ja saavutuksiin sekä hankkeen tavoitteisiin, toteuttamissuunnitelmaan ja tulosten merkittävyyteen ja vaikuttavuuteen. Hankkeen toteuttajalla pitää olla käytettävissä asianmukainen infrastruktuuri, yhteistyökumppanit tai tarvittava erikoisosaaminen.

Tieteen avustukset kohdistuvat pääasiassa tutkimusryhmille ja väitöskirjan jälkeisen ajan tutkimuksen tukemiseen; hakea voivat väitelleet tutkijat uran kaikissa vaiheissa. Säätiö ei myönnä avustuksia yksittäisiin väitöskirjoihin eikä postdoc-vaiheen tutkimukseen, mutta työryhmä voi sisältää myös väitöskirja- ja postdoc-vaiheen tutkijoita.

Hakemuksissa tavoitteiden tulee olla selkeästi määriteltyjä ja toteuttamissuunnitelman realistinen. Rahoitussuunnitelman on oltava kohtuullinen, selkeä ja hyvin perusteltu. Hankkeen merkittävyyden ja vaikuttavuuden mittaaminen ja konkretisointi on myös arviointikriteeri.

Avustusta voi hakea lyhytkestoiseen (yksi vuosi tai alle) tai monivuotiseen hankkeeseen: kesto esitetään ja perustellaan hakemuksessa, ja arvioidaan hakemuksen käsittelyn yhteydessä.

Hankkeeseen, jolle säätiö on jo myöntänyt avustuksen, voi hakea uutta avustusta uudella hakemuksella.

Säätiö käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita päätöksenteon tukena. Asiantuntijoiden henkilöllisyydet ja heidän perustelunsa eivät ole julkisia. Säätiö ei perustele päätöksiään.

Avustus voidaan myöntää ehdollisena.

Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi).


2. Kuka ja mihin voi hakea avustusta

Avustusta voivat hakea kaikki suomalaiset tai Suomessa asuvat tai toimivat yksityiset henkilöt, rekisteröidyt yhdistykset ja muut organisaatiot. Myös ulkomailla asuvat tai toimivat henkilöt tai tahot voivat hakea, jos avustuksen kohteella on selkeä ja vahva yhteys Suomeen. Hakijan tulee olla täysi-ikäinen.

Myönnämme avustuksia pääsääntöisesti tutkimusryhmille ja organisaatioille erityisesti pitkäkestoisiin hankkeisiin ja laajoihin kokonaisuuksiin, ennakkoluulottomaan ja uutta luovaan työhön. Myös usean työryhmän tai organisaation muodostama yhteenliittymä eli konsortio voi hakea avustusta.

Avustusta voi hakea lyhytkestoiseen (yksi vuosi tai alle) tai monivuotiseen hankkeeseen.

Työryhmät voivat hakea avustusta työskentelyyn ja/tai kuluihin. Työryhmällä on oltava yksi vastuuhenkilö, joka toimii päähakijana ja vastaa mahdollisesti myönnettävän avustuksen käytöstä ja raportoinnista säätiölle ja muille ryhmän jäsenille ja tarvittaville tahoille. Samaan tarkoitukseen voi tehdä vain yhden hakemuksen: työryhmän jäsenet eivät voi hakea henkilökohtaista avustusta samaan hankkeeseen eri hakemuksilla. Työryhmäksi lasketaan myös yhden henkilön toteuttama hanke perustellusta syystä. Avustusta ei kuitenkaan myönnetä postdoc-vaiheen tutkimukseen yksittäiselle tutkijalle.

Useamman työryhmän tai organisaation muodostamat konsortiot voivat hakea avustusta työskentelyyn ja/tai kuluihin. Konsortiossa työryhmät voivat edustaa eri organisaatioita. Usean osapuolen yhteisellä hakemuksella on oltava yksi vastuuhenkilö tai organisaatio, joka toimii päähakijana ja vastaa mahdollisesti myönnettävän avustuksen käytöstä ja raportoinnista säätiölle ja avustuksen muille osapuolille ja tarvittaville tahoille. Samaan tarkoitukseen voi tehdä vain yhden hakemuksen: konsortion eri osapuolet eivät voi hakea avustusta samaan hankkeeseen eri hakemuksilla. Huom! Mahdollinen avustus voidaan maksaa vain vastuuhenkilön edustamalle organisaatiolle tai vastuuorganisaatiolle, joka vastaa avustuksen jakamisesta eteenpäin muille hankkeen osapuolille.

Rekisteröity yhteisö voi hakea avustusta työskentelyyn ja/tai kuluihin, ml. palkkakustannuksiin. Jos yhteisöä ei ole rekisteröity, hakemus jätetään työryhmänä (ks. edellä).


3. Mihin avustusta ei myönnetä

Jane ja Aatos Erkon säätiö ei myönnä avustusta
  • voittoa tavoittelevaan liiketoimintaan
  • sosiaalisin perustein (yksityiselämän piiriin kuuluviin tarkoituksiin)
  • yksittäisiin väitöskirjoihin, eikä postdoc-vaiheen tutkimukseen: työryhmä voi sisältää myös väitöskirja- ja postdoc-vaiheen tutkijoita
  • opintojen rahoittamiseen ja työharjoitteluun
  • matka-apurahana
  • yksittäisiin pienlaitehankintoihin, työkaluihin ja soittimiin
  • minkään toiminnan rahoittamiseksi pysyvästi
  • julkisen palvelutuotannon piiriin kuuluvaan toimintaan
  • jos hakijalla tai hankkeella ei ole kiinteää yhteyttä Suomeen.

Säätiö myöntää ainoastaan avustuksia, eikä tee esimerkiksi sponsori- tai yhteistyösopimuksia.


4. Hakemusten käsittelystä

Jane ja Aatos Erkon säätiö vastaanottaa avustushakemuksia vuoden jokaisena päivänä, eikä erillisiä hakuaikoja ole. Avustushakemuksia otetaan vastaan vain sähköisesti verkkopalvelun kautta. Muilla tavoin toimitettuja hakemuksia tai avustuspyyntöjä ei käsitellä.

Säätiön hallitus päättää avustuksista neljästi vuodessa maalis-, touko-, syys- ja joulukuun kokouksissa. Tarkat päivämäärät eivät ole julkisia. Säätiö ei takaa, että hakemus käsitellään tietyssä kokouksessa. Parhaiten hakemuksen käsittelyn aikatauluun voi vaikuttaa lähettämällä hakemus säätiölle kuusi (6) kuukautta ennen toivottua kokouskuukautta, sillä hakemuksen keskimääräinen käsittelyaika on 4–6 kuukautta.

Tieteenalojen hakemuksista säätiön hallituksen maalis- ja syyskuun kokouksissa käsitellään lääketieteen hakemuksia. Touko- ja joulukuun kokouksissa käsitellään tekniikan alojen hakemuksia. Kulttuurin, taiteen ja muiden alojen hakemuksia käsitellään kaikissa kokouksissa.

Säätiö ei tarjoa hakemusten käsittelyyn liittyen väliaikatietoja.

Säätiö ei perustele päätöksiään.

Hakemukset käsitellään seuraavasti:
  1. toimiston valmistelu
  2. asiantuntijakäsittely
  3. valiokuntakäsittely
  4. hallituksen päätös

Hakemukset käsitellään luottamuksellisesti, ja päätöksenteossa noudatetaan esteellisyysperiaatteita.

Säätiön käyttämien ulkopuolisten asiantuntijoiden henkilöllisyyksiä tai heidän perustelujaan ei julkisteta.


5. Hakemuksen tekeminen

Avustusta voi hakea täyttämällä sähköinen hakulomake verkkopalvelussa. Muilla tavoin toimitettuja hakemuksia, avustus- tai yhteistyöpyyntöjä, hakemusten liitteitä tai lisätietoja ei käsitellä.

Verkkopalveluun on kirjauduttava verkkopankkitunnuksilla. Henkilöt, joilla ei ole suomalaisia verkkopankkitunnuksia, kirjautuvat palveluun luomalla käyttäjätunnukset. Ennen hakemuksen täyttämistä hakijan tulee tutustua tämän sivun ohjeisiin avustuksen hakemisesta. Ohjeita päivitetään aika ajoin, joten ne on hyvä lukea läpi uudelleen myös seuraavaa hakemusta tehdessä.

Verkkopalvelu ohjaa hakijaa hakemuksen tekemisessä. ?-merkeistä löytyy lisätietoa ja -ohjeita, jotka tulevat esiin viemällä kursorin merkin päälle. Lomakkeen voi tallentaa välillä ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Keskeneräisiä hakemuksia säilytetään yksi vuosi, minkä jälkeen ne poistetaan järjestelmästä.

Hakemuksen lähettämisen jälkeen toimitettuja tietoja ei huomioida, lukuun ottamatta mahdollisia muutoksia haettavan kohteen rahoitustilanteessa, mistä hakijan on ilmoitettava säätiölle sähköpostitse saatio@jaes.fi.

Hakemuksen käsittelyaika lähettämisen jälkeen on noin 4–6 kuukautta. (ks. Hakemusten käsittelystä).

Säätiö käsittelee hakemukset yhdenvertaisesti ja tasapuolisesti, eikä tarjoa neuvontaa hakemuksen sisällölliseen muotoiluun esimerkiksi aiheen, tutkimus- tai rahoitussuunnitelman osalta.

Säätiö on tarvittaessa yhteydessä hakijaan, mikäli tarvitsee lisätietoja.


5.1 Ohjeita hakemuksen täyttämiseen

Hakija-osio

Valitse, haetko avustusta henkilökohtaiseen työskentelyyn, tutkimus- tai työryhmälle vai jonkin organisaation hankkeeseen. Suurin osa tutkimushankkeiden avustuksista haetaan tutkimusryhmälle, vaikka hakemuksen jättää yksittäinen henkilö. Organisaation hankkeessa organisaatio on päähakija.

Hakemus-osio

Kirjoita ”Hankkeen tausta ja yleiskuvaus” -teksti siten, että aiheeseen perehtymätön lukija ymmärtää selkeästi hankkeen tavoitteet ja merkityksen.

Valitse, mihin hankkeen vaiheeseen haet rahoitusta. Voit hakea esimerkiksi jo käynnissä olevan hankkeen loppuun saattamiseen tai käynnistyvän hankkeen alkuvaiheeseen.

Hankkeen suorituspaikalla tarkoitetaan organisaatiota, jossa työskentelet hankkeen aikana ja joka on vastuussa hankkeen taloushallinnosta.

Konsortiolla tarkoitetaan kahden tai useamman eri organisaation yhteishanketta. Saman yliopiston eri tiedekuntien yhteinen hanke ei ole konsortio, mutta kahden eri yliopiston välinen yhteishanke on.

Suunnitelma-osio

Suunnitelma-osion tekstit toimivat hankkeesi tiivistelmänä ja yhteenvetona. Älä toista hakemuslomakkeelle kirjoittamiasi tekstejä hakemuksen liitteeksi tulevassa työsuunnitelmassa.

Rahoitussuunnitelma-osio

Merkitse ”Hankkeen kokonaisrahoitus” -kohdassa mahdollisten muiden rahoituslähteiden yhteyteen, onko kyse jo varmistuneesta tai vasta haettavasta rahoituksesta. Täsmennä tietoja hankkeen koko rahoitustilanteesta tekstikenttään.

Muu rahoitus -osio

Mainitse kohdassa ”Luettele saadut rahoitukset kolmelta viime vuodelta” myös tällä hetkellä käynnissä olevat rahoitukset, vaikka ne olisi myönnetty yli kolme vuotta sitten.

Liitteet-osio

Kaikki hakemuksen liitteet on lähettävä yhdessä hakemuksen kanssa. Pyydetyt liitteet toimitetaan pdf-muodossa yhdeksi tiedostoksi koottuna (maksimikoko 5 MB).

Tieteen tutkimusavustushakemuksien mukana toimitetaan seuraavat:

  1. Työsuunnitelma, enintään 8 sivua
    Viitteet sisältyvät annettuun sivumäärään. Kirjaa viitteisiin selkeästi artikkelin otsikko, julkaisuvuosi ja lehti, ensimmäinen ja viimeinen julkaisija sekä mahdollinen linkki ko. julkaisuun.
  2. Ryhmän vetäjän TENK-muotoinen ansioluettelo, enintään 3 sivua
  3. Ryhmän vetäjän julkaisuluettelo (haettavan hankkeen kannalta enintään 10 merkittävintä)

Kulttuuri-, taide- tai muu-avustushakemuksen mukana toimitetaan seuraavat:

  1. Työsuunnitelma, enintään 8 sivua
  2. Kuvaus hakijaorganisaatiosta tai ryhmän vetäjän ansioluettelo, enintään 3 sivua
  3. Jos hakijana on yhteisö, tulee hakemuksen liitteinä toimittaa jäljennös edellisen vuoden toimintakertomuksesta sekä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus. Dokumentit voi toimittaa joko liitetiedostoon mukaan koottuna tai erillisinä linkkeinä kohdasta linkki aineistoon tai www.sivulle

Älä toista hakemuslomakkeelle kirjoittamiasi yhteenvetoja hakemuksen liitteeksi tulevassa työsuunnitelmassa. Keskity sen sijaan työsuunnitelmassa kuvailemaan konkreettisesti, tiiviisti ja ymmärrettävästi miten aiot hankkeen toteuttaa. Työsuunitelman muoto on vapaa, ja se saa olla lyhyempi kuin annettu maksimipituus.


5.2 Haettavan avustuksen määrä

Haettavan avustuksen määrälle tai rahoitussuunnitelman

kustannuserille ei ole ylä- tai alarajaa tai muita rajoitteita. Kustannusten tulee olla kohtuulliset ja hyvin perustellut.

Hankkeen rahoitussuunnitelma täydennetään suoraan hakemuslomakkeelle.

Hakemukseen mahdollisesti liitettyjä, muilla tavoin tehtyjä laskelmia ei huomioida hakemuksen käsittelyssä.

Säätiön hallituksen mahdollinen avustuspäätös on sidottu hakemuksen mukana toimitettuun alkuperäiseen rahoitussuunnitelmaan, jota tulee hankkeen aikana noudattaa. Hankkeen aikana tapahtuvista merkittävistä muutoksista on sovittava säätiön kanssa kirjallisesti.


5.3 Yleiskustannusosuus tieteellisen tutkimuksen avustushakemuksissa

Säätiö ei noudata kokonaiskustannusmallia, vaan enintään 15 % yleiskustannusosuutta hankkeen suorista kustannuksista. Suoria kustannuksia ovat palkat henkilösivukuluineen ja palkkiot sekä tutkimuskulut (pl. laitekustannukset, ks. alla ”Laitekustannukset”).

Yleiskustannusosuus on arviointikriteeri.


5.4 Palkka vai apuraha

Avustushakemukseen voi sisällyttää työ- tai tuotantoryhmään kuuluvien henkilöiden, myös hankkeen vetäjän palkkakustannukset työskentelyyn käytetyn työajan mukaisesti. Lakisääteiset henkilösivukulut työehtosopimuksen mukaisesti. Työsuoritusta ei voi maksaa työryhmän jäsenelle apurahana.

Avustukset maksetaan säätiön toimintamallin mukaisesti vastuuorganisaatiolle, joka maksaa hankkeeseen osallistuville palkkaa.


5.5 Laitekustannukset

Säätiö ei tue hankkeiden laitehankintoja, kuten tietokoneet, matkapuhelimet ja muut vastaavat pienlaitteet.

Mikäli tietyn laitteen hankinta on välttämätön edellytys hankkeen toteuttamiselle, tulee se perustella selkeästi hakemuksessa ja huomioida kustannus hankkeen rahoitussuunnitelman laitekustannuksiin (ei esim. tutkimuskustannuksiin). Tällöinkään kustannusta ei voi sisällyttää niihin suoriin kustannuksiin, joiden perusteella yleiskustannusosuus lasketaan.


5.6 Suositukset

Suositukset on hyvä pyytää henkilöltä, joka pystyy avaamaan tutkimuksen, hankkeen tai toiminnan merkittävyyttä sekä arvioimaan hakijan kykyä suorittaa se.

Hakemukseen voi pyytää suosituksen enintään viideltä suosittelijalta.

Hakija ilmoittaa hakemuksessaan suosittelijoiden sähköpostiosoitteet, joihin lähetetään suosituspyyntö automaattisesti, kun hakija lähettää hakemuksen. Suosituspyyntö lähetetään osoitteesta hakemustuki@datalink.fi. Viesti sisältää linkin, jonka kautta suosittelija voi halutessaan jättää suosituksensa pdf-muodossa. Suositus kohdistuu oikeaan hakemukseen viestissä olevan suosituskoodin avulla. Suositukset on toimitettava 14 päivän kuluessa pyynnön toimittamisesta. Hakija vastaa siitä, että sähköpostiosoitteet on kirjoitettu oikein ja että suosittelijat ovat tietoisia saapuvasta pyynnöstä etukäteen.

Suosituspyyntöjä ei voi toimittaa uudelleen, eikä säätiö ota vastaan suosituksia muilla tavoin toimitettuna. 

Hakija ei näe suositusta tai sitä, onko suositusta toimitettu. Suosittelija ei pääse tutustumaan hakemukseen järjestelmästä, joten hakijan on tarvittaessa toimitettava se suoraan suosittelijalle suositusta pyytäessään.

Jos pyyntöä ei ole tullut suosittelijan sähköpostiin, on hyvä tarkistaa sähköpostiosoitteen oikeinkirjoitus sekä roskapostikansio siltä varalta, että pyyntö on ohjautunut sinne.


6. Uusi avustus samalle hankkeelle

Hankkeelle, jolle säätiö on jo myöntänyt avustuksen, on mahdollista hakea avustusta edellisen jatkoksi uudella hakemuksella. Hakemuksen käsittely- ja arviointiprosessi sekä ohjeet ovat tällöin samat kuin ensimmäistä kertaa avustusta haettaessa.

Jos hankkeelle myönnetään uusi avustus, tulee edellinen avustus olla loppuraportoitu hyväksytysti ennen uuden avustuksen maksatuksen aloittamista.

Mikäli edellisestä avustuksesta on jäänyt avustusta käyttämättä, tulee olla yhteydessä säätiöön saatio@jaes.fi.


7. Proof of Concept -hankkeet

Säätiö myöntää avustuksia myös riskipitoisille Proof of Concept -hankkeille. Rahoituksen kesto on enimmillään kaksi vuotta.

Proof of Concept -hankkeen idea on lupaava, mutta aiempia tuloksia alalta on vähän. Alustavat, ideaa tukevat tulokset ovat eduksi, mutta hankkeen tarkoituksena on kerätä riittävästi ratkaisevia tuloksia laajemman hankkeen pohjaksi. Hakemuksen arvioinnissa kiinnitetään huomiota tutkijan uran tuotteliaisuuteen, hankkeen alkuperäisyyteen ja läpimurron mahdollisuuteen.

Proof of Concept -hanke voi johtaa laajempaan tutkimuskokonaisuuteen, ja onnistuneen hankkeen jälkeen uuden hakemuksen jättäminen on mahdollista. Uusi hakemus arvioidaan samoin kriteerein kuin muut hankkeet.


8. Avustuspäätöksestä tiedottaminen

Hakijat saavat tiedon päätöksestä pian sen kokouksen jälkeen, missä hakemus on käsitelty.

Myönteiset avustuspäätökset lähetetään myöntökirjeellä postitse. Ne julkaistaan myös Jane ja Aatos Erkon säätiön verkkosivuilla, minkä jälkeen myöntöpäätös on julkinen ja vapaasti avustuksensaajan tiedotettavissa omille kohderyhmilleen.

Kielteiset avustuspäätökset toimitetaan hakijoille sähköpostitse hakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostin roskapostikansio on hyvä tarkistaa sen varalta, että ilmoitus on ohjautunut sinne.

Säätiö ei tarjoa hakemusten käsittelyyn liittyen väliaikatietoja, eikä perustele päätöksiään.


9. Tietosuoja

Lähettäessään avustushakemuksen Jane ja Aatos Erkon säätiölle hakijat luovuttavat säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu säätiölle henkilötietoja sisältävä rekisteri. Rekisterinpitäjän oikeudesta kerätä, tallettaa, käyttää sekä muutoin käsitellä henkilötietoja säädetään lailla.

Lue lisää tietosuojasta

Jane ja Aatos Erkon säätiön tietosuojaseloste

Kun olet lukenut ohjeet, voit siirtyä verkkopalveluun.