Avustuksensaajan ohjeet

Avustusnumero on avustuksesi kuusinumeroinen tunnistenumerosarja, jonka tarvitset esimerkiksi asioidessasi säätiön kanssa puhelimitse ja sähköpostitse. Kysymme sinulta ensin avustusnumeron, minkä jälkeen voimme käsitellä asiasi. Avustusnumeron löydät verkkopalvelusta avustuksesi tiedoista.

Vahvistuskoodi on kaksiosainen, väliviivalla erotettu numeroita ja/tai kirjaimia sisältävä tunniste, jonka tarvitset esimerkiksi maksupyyntöjen vahvistamiseen sekä valtuutettujen lisäämiseen. Vahvistuskoodi toimitetaan sinulle postitse lähetettävässä myöntökirjeessä: sitä ei säilytetä verkkopalvelussa avustuksesi tiedoissa. Säilytä vahvistuskoodi huolellisesti.

Lisää halutessasi verkkopalvelussa ne valtuutetut henkilöt (max. 3 hlöä), jotka voivat asioida puolestasi avustukseesi liittyvissä asioissa. Jos henkilöä ei ole valtuutettu verkkopalvelussa, emme voi luovuttaa hänelle avustukseesi liittyviä tietoja.

Valtuutukseen tarvitaan valtuutettavan nimi sekä suomalainen henkilötunnus (myös loppuosa). Valtuutuksia voi muokata/poistaa jälkikäteen.

Huomioithan, että myöntäessäsi toiselle henkilölle valtuutuksen, saa valtuutettu avustukseen täyden hallintaoikeuden.

Maksupyynnöt koko hankkeen ajalle tulee tehdä verkkopalvelussa kuukauden sisällä avustuksen myöntöpäivästä (kts. Avustuksen vastaanottaminen). Maksupyyntöjen tietoja voi tarvittaessa muuttaa myöhemmin.

Huom! Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, joilla hakemus on tehty. Maksupyyntöjen tekemiseen tarvitset postitse lähetetyssä myöntökirjeessä toimitetun vahvistuskoodin.

Maksukuukaudeksi voi valita joko tammi-, touko- tai syyskuun. Säätiö ei sitoudu avustusten maksamiseen kuukauden tiettynä päivänä, vaan avustukset maksetaan kyseisen kuukauden aikana.

Avustus maksetaan vain pääavustuksensaajan ilmoittamalle tilinumerolle. Usean osapuolen yhteisellä hankkeella on oltava yksi pääavustuksensaaja, joka vastaa avustuksen käytöstä ja raportoinnista säätiölle ja avustuksen muille osapuolille. Avustus maksetaan vain pääavustuksensaajan edustamalle organisaatiolle, joka vastaa osapuolien keskinäisellä sopimuksella avustuksen jakamisesta rahoitussuunnitelman mukaisesti eteenpäin hankkeen muille osapuolille.

Avustuksen keston laskenta alkaa hankkeen aloituspäivästä. Avustuksella ei voi kattaa ennen säätiön myöntöpäätöstä syntyneitä kustannuksia. Avustus tulee käyttää hankkeelle myönnetyn keston puitteissa, ellei säätiö ole myöntänyt sille pidennystä.

Jos avustuksesta jää käyttämättä varoja hankkeen päättyessä, tulee jäljelle jäänyt osuus palauttaa säätiölle (kts. Maksatuksen keskeyttäminen, avustuksen takaisinperintä ja käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen).

Ensimmäinen maksatus ei edellytä raportointia. Seuraavat avustuserät voidaan maksaa sen jälkeen, kun avustuksensaaja on toimittanut säätiölle väliraportin ja rahoituksen seurantalaskelman verkkopalvelun kautta määräaikaan mennessä ja säätiö on hyväksynyt raportin. Väliraportti tulee toimittaa viimeistään kuukautta ennen avustuksen maksukuukautta: jos maksukuukaudeksi on valittu esimerkiksi toukokuu, on väliraportti toimitettava maaliskuun loppuun mennessä.

Verkkopalveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla, joilla hakemus on tehty. Raportti voidaan lähettää vain avustuksensaajan tai valtuutetun henkilön tunnistautumisella. Jos raportin tiedot täyttää joku muu työryhmän jäsen pääavustuksensaajan puolesta, tulee raportin yhteystietokohdassa ilmoittaa täyttäjän nimi ja yhteystiedot. Raportin toimittamisesta ja tietojen oikeellisuudesta vastaa aina avustuksensaaja.

Rahoituksen seurantalaskelmaan tulee kirjata alkuperäisessä hakemuksessa esitetty rahoitussuunnitelma sekä raportoitavan kauden toteutuneet kustannukset. Laskentapohja on kumulatiivinen, ja samaa pohjaa täydennetään kunkin väliraportin liitteeksi hankkeen alusta loppuun.

Raportin toimittamisesta ei lähetetä avustuksensaajalle muistutusta, vaan avustuksensaaja huolehtii raporttien toimittamisesta ajallaan. Avustuksen maksaminen keskeytyy, jos raporttia ei ole toimitettu määräaikaan mennessä. Avustuksen maksaminen jatkuu seuraavana mahdollisena maksukuukautena (tammi-, touko- tai syyskuu), kun avustuksensaaja on toimittanut väliraportin, ja säätiö on sen hyväksynyt. Säätiö on yhteydessä, jos raportin osalta tarvitaan lisätietoja.

Säätiön hallituksen avustuspäätös on sidottu alkuperäiseen hanke- ja rahoitussuunnitelmaan. Avustuksensaaja on vastuussa siitä, että säätiön myöntämä avustus käytetään hakemuksessa ilmoitetulla tavalla.

Merkittävistä muutoksista on sovittava säätiön kanssa kirjallisesti etukäteen saatio@jaes.fi. Merkittäviä muutoksia ovat esimerkiksi muutokset käynnistymis-ja toteuttamisaikatauluissa, hankesuunnitelman sisällölliset muutokset, uuden rahoituksen vastaanottaminen samaan tarkoitukseen sekä muutokset rahoitussuunnitelman kustannuspaikkakohtaisissa kuluerissä. Säätiöllä on oikeus pyytää avustuksensaajalta lisäselvityksiä.

Muutospyyntöön tulee liittää mukaan päivitetty rahoitussuunnitelma.

Muutospyyntöjä ei voi esittää väliraporteissa!

Jos sovittua raporttia ei ole toimitettu säätiölle määräaikaan mennessä (ks. kohta Väli- ja loppuraportointi) tai jos säätiö katsoo raportin perusteella, ettei hanke etene toivotulla tavalla, säätiö voi keskeyttää avustuksen maksamisen.

Avustuksen maksaminen voidaan keskeyttää myös, jos avustuksensaaja käyttää avustusta hankesuunnitelman, rahoitussuunnitelman tai säätiön hallituksen avustuspäätöksen vastaisesti, on laiminlyönyt velvollisuutensa sopia säätiön kanssa etukäteen kirjallisesti merkittävistä muutoksista (kts. kohta Muutokset) tai jos ilmenee muita erityisen painavia syitä.

Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi). Ohjeiden rikkominen saattaa johtaa maksatuksen keskeyttämiseen, avustuksen takaisinperimiseen tai avustuksen perumiseen.

Jos rahoitusta on saatu samaan tarkoitukseen muualta, on säätiöllä oikeus peruuttaa avustus, keskeyttää avustuksen maksaminen ja/tai takaisinperiä se osa, jonka kohtuudella voi katsoa olevan päällekkäistä toisen rahoituksen kanssa. Takaisinperintä voidaan tehdä myös, jos hanke keskeytyy, hankkeen toteutus on tehty avustushakemuksessa esitetyn vastaisesti ilman, että asiasta on sovittu etukäteen kirjallisesti säätiön kanssa tai jos vaadittuja raportteja ei toimiteta.

Säätiö julkaisee kaikki avustukset verkkosivuillaan, minkä jälkeen myöntöpäätös on julkinen ja vapaasti avustuksensaajan tiedotettavissa omille kohderyhmilleen.

Säätiön logot löytyvät verkkosivuilta täältä.

Tilaamalla uutiskirjeemme saat säätiömme ajankohtaiset kuulumiset suoraan sähköpostiisi. Uutiskirje ilmestyy neljästi vuodessa. Tilaa uutiskirje täältä.

Mikäli avustus on myönnetty hakijalle henkilökohtaisesti, ja se on saajalleen apurahaa, tulee hänen tehdä siitä ilmoitus verottajalle. Säätiö ilmoittaa verottajalle vuosittain yksityishenkilöille maksamansa apurahat.

Apurahansaajat kuuluvat maatalousyrittäjäin eläkeläin (MYEL) mukaisen lakisääteisen työeläketurvan piiriin. Suomessa asuva apurahansaaja on velvollinen vakuuttamaan itsensä Maatalousyrittäjien eläkelaitoksessa, kun hänelle on myönnetty Suomessa apuraha tai avustus (www.mela.fi/apurahansaajat). Säätiö ilmoittaa Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle yksityishenkilöille maksamansa avustukset.

Avustuksensaaja on velvollinen ylläpitämään omat ja avustusta koskevien valtuutettujen yhteystiedot ajan tasalla verkkopalvelussa säätiön mahdollisia yhteydenottoja varten.

Säätiö edellyttää, että tutkimuksessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta hyvästä tieteellisestä käytännöstä (www.tenk.fi).

Avustuksensaajaa koskevat, ajan tasalla olevat ohjeet toimitetaan avustuksensaajalle postitse myöntökirjeen liitteenä. Säätiö pidättää itsellään oikeuden päivittää ohjeita tarvittaessa. Kulloinkin voimassa olevat ohjeet löytyvät verkkosivuilta. Säätiö ei toimita päivitettyjä ehtoja ja ohjeita avustuksensaajalle.

Lähettäessään avustushakemuksen ja raportteja Jane ja Aatos Erkon säätiölle hakijat luovuttavat säätiölle itseään ja mahdollisesti muita työryhmän jäseniä koskevia tietoja, joista muodostuu säätiölle henkilötietoja sisältävä rekisteri. Rekisterinpitäjän oikeudesta kerätä, tallettaa, käyttää sekä muutoin käsitellä henkilötietoja säädetään lailla.

Lue lisää tietosuojasta

Jane ja Aatos Erkon säätiön tietosuojaseloste